Undgå dumme opdateringer, der overskrider grænserne for ytringer

Ikke alle skal kunne følge med i alt, hvad man skriver, og det kan derfor være meget nyttigt at inddele sine venner i forskellige grupper, eller lister som det hedder på facebook, lister, som man kan tildele forskellige rettigheder.
At tildele dem forskellige rettigheder betyder, at man selv i høj grad kan styre hvilke opdateringer de kan læse af dem du skriver, og hvilke oplysninger de generelt har adgang til at se på din profil.

Sådan inddeler du dine venner i lister:

1) Gå op i højre hjørne af din profil og klik på
konto/rediger venner:

2) Vælg “Opret ny liste”
Døb for eksempel listen “Familie”, “Kolleger”, “Business”, “Håndbold” eller hvad der vil være relevant for dig at inddele dine venner i.
På illustrationen kan du se en række af de lister, jeg arbejder med, for eksempel “Børnenes venner” og ”Business”

Når du har oprettet de lister, du synes, dine venner kan inddeles i, opretter du den allervigtigste liste, nemlig listen “Limited profile”
Det betyder, at du opretter en liste, som kun har ret til at se visse ting på din profil, ting, som du selv vælger under “Konto/privatlivsindstillinger”

3) Vælg deltagere til den liste, du har oprettet.
Du kan enten vælge ved at klikke på billederne af dine “venner” eller ved at skrive navne direkte ind i feltet øverst.

4) Begræns listernes adgang til indhold på din profil.
Du har nu oprettet for eksempel 4-5 lister og lagt dine venner ind i disse lister. Du har også oprettet listen “limited profile”. Nogle af dem må gerne læse alt, hvad du skriver, andre må kun læse noget af det ,du skriver eller uploader. Disse mennesker skal du også lægge i listen “Limited Profile”, ud over den liste, du begyndte med at lægge dem i.
Har du for eksempel en liste med “Kolleger”, som du ikke har lyst til skal læse alt hvad du skriver, kan du ud over listen “Kolleger” lægge dem i listen “Limited Profile”. Du kan lægge dine venner i lige så mange lister, du vil.

Her er et eksempel fra min egen listeinddeling på en person, jeg har tildelt tre lister:
1) dels Business, fordi det er en jeg betragter som en forretningspartner, 2) dels Lolland-Falster-Sydhav, fordi det er en, jeg en gang imellem vil kunne skrive til om lokale forhold ( jeg bor på Falster), og til slut 3) Limited profil, fordi det er en, som jeg ikke har lyst til at dele alting med.

5) Bestem dine begrænsninger på “Limited Profile”
Du har nu inddelt dine venner i forskellige lister, og nogle af dem har du givet en limited profile. Du skal nu afgøre, hvor meget de skal kunne se på den begrænsede profil.
Du går igen op i øverste højre hjørne under Konto og vælger “Privatindstillinger” og derefter “Profiloplysninger”. Herfra kan du indstille , hvem der må se hvad.
Det er fornuftigt at gennemgå alle mulighederne for at indstille privatlivet. Det vil sige, at du et for et tager punkterne “Om mig”, “Personlige oplysninger”, “Fødselsdag” osv.

På eksemplet nedenfor er der valgt, at kun Venner ( ikke “alle” og ikke “venners venner”) og slet IKKE dem, der har fået tildelt “Limited Profile” , kan se opslag på denne profil.

Held og lykke med inddelingen.
Det kan tage lidt tid, hvis du har mange venner, men afsæt tid til at gøre det, for det betyder også, at dine lister gør det langt mere operationelt at skrive til dine kontakter uden at ulejlige alle sammen på een gang.

Husk, at når du frem over siger ja til nye venner, kan du tilføje dem en eller flere af de lister, du har oprettet, med det samme.

Stik ikke hovedet i busken over for facebook i arbejdstiden

Stik ikke hovedet i busken over for denne problemstilling. Facebook skal ikke bare forbydes, fordi “det nok er det sikreste”. Facebook kan simpelthen ikke forbydes, for medarbejderne ER der allerede, og det vil være langt mere fornuftigt at finde en rimelig modus vivendi frem for at forbyde tilstedeværelsen.

Her er en række gode råd til at forberede en facebookpolitik:

Tag udgangspunkt i virksomhedens værdier – og lad dem være afsæt til, hvilken adfærd virksomheden ønsker, at medarbejderne skal have på Facebook. Er virksomheden en, der signalerer åbenhed, vil det være oplagt at virksomheden også lader deres medarbejdere repræsentere sig på facebook, men det vil samtidig være vigtigt, at medarbejderne også forstår, hvad det indebærer at agere på facebook som andet end privatperson.

Læg politikken i dialog med medarbejderne, så der ikke blot bliver trukket regler ned over hovedet på dem. Hvis ledelsen blot beslutter et regelsæt oppefra, vil det højst sandsynligt blive opfattet negativt. Hvis I derimod lægger en politik i samarbejde med medarbejderne, vil de tage ejerskab over regelsættet og være med til at sørge for, at det bliver overholdt.

Gennemfør en lille pilotundersøgelse i virksomheden, hvor du spørger dine medarbejdere, hvor meget tid de bruger på Facebook, hvad de bruger mediet til, og hvordan de tror, det kan gøre en forskel for virksomhed.  Sandsynligvis vil det vise sig, at nogle medarbejdergrupper har større behov for at kunne gå på facebook i arbejdstiden end andre , for eksempel markedsføringsafdelingen, mens andre overhovedet ikke har brug for det i arbedsrelateret sammenhæng.

Overvej hvad et fornuftigt tidsforbrug er.  En ny undersøgelse viser, at hver tredie dansker facebooker i arbejdstiden. Det lyder af meget, men for nogle er der fonuft i det, for andre er det tidsspilde. Din virksomhed bør overveje, hvor grænserne for et fornuftigt tidsforbrug er.
Prøv at sammenligne med, hvor meget du tillader dine medarbejdere at foretage sig privat i arbejdstiden og/ eller i pauserne. Gå tilbage i tiden og se, hvordan I indførte en emailpolitik, og helt tilbage til dengang, hvor 7-kabale og tetris blev en del af programmerne på pcen. Hvordan håndterede I situationen, og hvor nødvendigt var det at gribe ind. Hvor nødvendigt er det at gribe ind nu  i forhold til, om en overdreven facebookbrug blot er et overgangsfænomen eller noget I skal arbejde med i stedet at anvende proaktivt.

Tænk over sikkerhedsspørgsmål –  virksomhedens it–systemer kan blive udsat for risici, hvis medarbejderne vælger at downloade elementer via Facebook, elementer som kan være forsynet med virus eller malware.

Tænk rigtig meget over kommunikationen – fordi den afspejler, hvordan virksomheden taler/omtales. Hvis I beslutter at være på facebook eller tillade medarbejderne at være der, vil det være fornuftigt at diskutere hvilket sprog man skal bruge og indholdet af det, de skriver.

Undervis medarbejderne . Mange brugere af Facebook  ved faktisk ikke , hvordan de opsætter deres brugerprofiler, så de beskytter bestemte data.
Kom hurtigst muligt i gang med en introduktion til, hvordan du sætter dine sikkerhedsindstillinger og indstillingerne for synligheden af din profil. privatlivsindstillinger og inddeling af venner i forskellige kategorier, ikke mindst oprettelsen af en Limited profile kan være essentielt for en fornuftig brug af facebook, hvad enten man er direktør eller den sidst ansatte kontorelev.
PS: Send endelig ledelsen på kursus også……